Política de Privacidad

Esta Política de Privacidad explica cómo BuildEXA recolecta, usa, divulga y protege los datos personales en relación con la plataforma BuildEXA (el “Servicio”), una plataforma de software para la gestión de proyectos de construcción, coordinación de diseño y preconstrucción, y administración de propiedades. Aplica a los visitantes de nuestros sitios web, y a las personas (propietarios, administradores, empleados, contratistas, inquilinos y demás usuarios finales) cuyos datos personales se procesan a través de las cuentas de clientes en el Servicio.

Última actualización: 21 de julio de 2026

1. Quiénes somos

La persona responsable del tratamiento de sus datos personales (el responsable del tratamiento, conforme a la Ley N.° 8968 de Costa Rica, “Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales”) es [PLACEHOLDER: nombre de la entidad legal], una sociedad constituida conforme a las leyes de Costa Rica, cédula jurídica [PLACEHOLDER], con domicilio registrado en [PLACEHOLDER: dirección registrada] (“BuildEXA,” “nosotros,” o “nuestro”).

Cuando una organización cliente (un “Cliente”) usa BuildEXA para gestionar sus propios proyectos, empleados, contratistas, inquilinos o propietarios, ese Cliente es, en general, el responsable del tratamiento de los datos personales que envía al Servicio, y BuildEXA actúa como encargado del tratamiento por cuenta e instrucciones del Cliente. Esta Política describe nuestras prácticas en ambas calidades. Si usted es una persona que interactúa con el Servicio a través de la cuenta de un Cliente (por ejemplo, como empleado, subcontratista, inquilino o propietario de una unidad), consulte también el aviso de privacidad propio de ese Cliente, ya que este regirá el uso de sus datos dentro de su cuenta.

2. Alcance

Esta Política aplica a los datos personales procesados a través de la aplicación web de BuildEXA, las experiencias móviles relacionadas, las APIs y cualquier soporte o comunicación asociados. No aplica a sitios web o servicios de terceros que no controlamos, aun cuando sean accesibles mediante enlaces dentro del Servicio.

3. Datos personales que recolectamos

Recolectamos y procesamos las siguientes categorías de datos personales:

• Datos de identidad y cuenta: nombre, correo electrónico, número de teléfono, cargo, afiliación empresarial, rol/permisos, contraseña (cifrada) e información de perfil que usted proporciona al crear o gestionar una cuenta.
• Datos de empresa y proyecto: información sobre los proyectos, propiedades, unidades, contratos, presupuestos, hitos, inspecciones, planos, listas de pendientes, arrendamientos, solicitudes de mantenimiento y demás registros que usted o su organización ingresan o cargan al Servicio, que pueden incluir datos personales de empleados, contratistas, proveedores, inquilinos y propietarios.
• Datos de uso, dispositivo y registros: dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, sistema operativo, páginas visitadas, acciones realizadas dentro del Servicio, marcas de tiempo, y registros de diagnóstico/error, recolectados automáticamente conforme usa el Servicio.
• Datos de pago y desembolso: información de contacto de facturación, historial de transacciones, registros de pagos por escrow e hitos, y detalles de desembolso procesados en nuestro nombre por nuestros procesadores de pago y desembolso (Stripe y Stripe Connect para pagos con tarjeta y escrow; un desembolso en dólares vía Wise está en nuestro roadmap y aún no está activo). BuildEXA no almacena directamente los números completos de tarjetas de pago ni las credenciales bancarias; estos son recolectados y procesados por nuestros procesadores.
• Comunicaciones: mensajes, solicitudes de soporte, comentarios y notificaciones que usted envía o recibe a través del Servicio, o que nos envía directamente.
• Contenido procesado por funciones de IA: documentos, datos de proyecto y texto que usted envía a funciones de IA asistiva (por ejemplo, apoyo en la redacción de contratos, propuestas o reportes), que es procesado por nuestro subprocesador de IA, Anthropic, únicamente para generar el resultado solicitado. Todo contenido generado por IA es únicamente un borrador y requiere revisión y aprobación humana antes de su uso.

4. Finalidades y bases legales del tratamiento

De conformidad con los principios de autodeterminación informativa bajo la Ley N.° 8968, procesamos datos personales únicamente para fines específicos y legítimos, y con base en una o más de las siguientes bases legales:

• Consentimiento del titular: cuando usted ha otorgado un consentimiento claro, como para comunicaciones de marketing opcionales o ciertas integraciones opcionales. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento, según se describe en la Sección 9.
• Ejecución de un contrato: para crear y administrar su cuenta, prestar el Servicio, procesar transacciones y desembolsos, y entregar las funciones del plan o suscripción aplicable.
• Cumplimiento de una obligación legal: para cumplir con requisitos legales o regulatorios tributarios, contables, de prevención del fraude, de facturación electrónica y otros aplicables en Costa Rica u otras jurisdicciones relevantes.
• Interés legítimo: para proteger y mejorar el Servicio, prevenir el fraude y el abuso, mantener registros y diagnósticos del sistema, y comunicar avisos relacionados con el servicio, en cada caso ponderado frente a sus derechos y expectativas razonables.

5. Cookies y tecnologías similares

Usamos cookies y tecnologías similares para operar el Servicio, recordar sus preferencias, mantener su sesión iniciada y comprender cómo se usa el Servicio. Para más detalle sobre las categorías de cookies que usamos, sus fines, y cómo gestionar sus preferencias, consulte nuestra Política de Cookies.

6. Cómo compartimos los datos

No vendemos datos personales. Compartimos datos personales únicamente cuando es necesario, con las siguientes categorías de destinatarios, cada uno sujeto a obligaciones contractuales de confidencialidad y protección de datos:

También podemos divulgar datos personales a asesores profesionales, en relación con una transacción corporativa (como una fusión o adquisición), o cuando lo exija la ley, una orden judicial o una autoridad competente.

7. Transferencias internacionales

BuildEXA y sus subprocesadores pueden procesar datos personales en Estados Unidos y otros países fuera de Costa Rica. Cuando los datos personales se transfieren internacionalmente, exigimos a nuestros procesadores mantener garantías contractuales y técnicas adecuadas, conforme a los requisitos de transferencia transfronteriza de la Ley N.° 8968 y su Reglamento (Decreto Ejecutivo N.° 37554-JP), de modo que los datos permanezcan protegidos con un estándar comparable al exigido por la ley costarricense.

8. Retención de datos

Conservamos los datos personales durante el tiempo necesario para prestar el Servicio, cumplir los fines descritos en esta Política, y cumplir con las obligaciones legales, tributarias, contables o regulatorias de retención aplicables. Los períodos de retención varían según el tipo de dato y la finalidad del tratamiento; por ejemplo, los registros de proyecto y financieros pueden conservarse durante los períodos exigidos por la legislación tributaria y corporativa costarricense incluso después del cierre de una cuenta. Cuando los datos personales ya no son necesarios, tomamos medidas razonables para eliminarlos, anonimizarlos o archivarlos de forma segura.

9. Sus derechos conforme a la Ley N.° 8968

Como titular de los datos, usted cuenta con los siguientes derechos conforme a la Ley N.° 8968 y su Reglamento:

• Acceso: obtener confirmación de si tratamos sus datos personales y obtener una copia de estos.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos personales inexactos.
• Actualización: solicitar que sus datos personales sean actualizados.
• Eliminación/supresión: solicitar la eliminación de sus datos personales, sujeto a los requisitos legales de retención aplicables.
• Revocación del consentimiento: retirar el consentimiento previamente otorgado para una actividad de tratamiento específica, en cualquier momento y sin efecto retroactivo.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctenos en privacy@buildexa.cr. Responderemos dentro de los plazos establecidos por la Ley N.° 8968 y su Reglamento. Si sus datos fueron enviados al Servicio por una organización Cliente (por ejemplo, su empleador o una contraparte en un proyecto), es posible que dirijamos su solicitud a ese Cliente, quien típicamente es el responsable del tratamiento de esos datos.

10. Denuncias

Si considera que sus derechos conforme a la Ley N.° 8968 no han sido respetados, tiene derecho a presentar una denuncia ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB), el regulador costarricense de protección de datos, además de cualquier derecho que tenga de contactarnos directamente primero.

11. Seguridad

Implementamos medidas administrativas, técnicas y organizativas diseñadas para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, la pérdida, el mal uso o la alteración, incluyendo cifrado en tránsito, controles de acceso, y requisitos de seguridad contractuales impuestos a nuestros subprocesadores. Ningún método de transmisión o almacenamiento es completamente seguro, y no podemos garantizar seguridad absoluta.

12. Menores de edad

El Servicio está dirigido al uso empresarial por parte de personas adultas que actúan en nombre de empresas, contratistas, administradores de propiedades y organizaciones similares. El Servicio no está dirigido a menores de edad, y no recolectamos conscientemente sus datos personales.

13. Si usted se encuentra en la UE/Reino Unido

Si usted accede al Servicio desde la Unión Europea o el Reino Unido, es posible que le apliquen el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGPD) o el RGPD del Reino Unido, además de la Ley N.° 8968, según las circunstancias del tratamiento. Cuando corresponda, respetaremos los derechos conforme a esos marcos normativos (como la portabilidad de datos y el derecho de oposición) junto con los derechos descritos en la Sección 9.

14. Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política periódicamente para reflejar cambios en nuestras prácticas, el Servicio, o la ley aplicable. Publicaremos la Política actualizada con una fecha de “Última actualización” revisada, y, cuando los cambios sean materiales, proporcionaremos aviso adicional según lo exija la ley.

15. Contacto

Las consultas sobre esta Política o nuestras prácticas de datos pueden dirigirse a nuestro contacto de protección de datos en privacy@buildexa.cr (Atención: [PLACEHOLDER: DPO / persona de contacto de privacidad]), [PLACEHOLDER: nombre de la entidad legal], [PLACEHOLDER: dirección registrada], Costa Rica.

Este documento es un borrador preparado para revisión por parte de asesoría legal costarricense calificada y no constituye asesoría legal.